Die digitale Transformation in der Wirtschaft und Verwaltung läuft. Im Einzelfall läuft sie vielleicht mal schneller und mal schleppender. Der Weg ist zwar oft noch nicht so richtig klar, aber immerhin das Ziel: Mehr Effizienz, Flexibilität, Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit, kurz: Zukunftssicherheit, durch Vernetzung und durchgängige digitale Prozesse. Für diese notwendige Transformation nehmen Unternehmen, Behörden und sonstige Organisationen tiefgreifende Änderungen in ihrer Software-Landschaft, ihrer IT und ihren Prozessen vor. Im öffentlichen Diskurs wird die Digitalisierung oft sofort mit dem Weg in die Cloud verbunden. Das ist zwar richtig, ist aber nur ein Teil des großen Ganzen. Welche Vorteile und Fallstricke der Umzug in die Cloud mit sich bringt, haben wir in einer Artikel-Serie beleuchtet, die Sie hier noch einmal nachlesen können.
Die digitale Transformation bringt eine Vielzahl von Fragen mit sich, die alle Bereiche einer Organisation betreffen – und die entschieden werden müssen. Und wo Entscheidungen fallen, können alte Fehler korrigiert und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt werden. Allerdings können auch neue Fehler gemacht oder bereits bekannte erneut gemacht werden. Dazu gehört der Vendor Lock-In.
Vendor Lock-In: Eine alte, verbreitete und effektive Strategie
Kurz zusammengefasst bedeutet ein Vendor Lock-in, dass Anbieter von Produkten darin bewusst Mechanismen einbauen, die den Kunden den Wechsel von diesem Produkt hin zum gleichwertigen oder besseren Produkt eines anderen Anbieters stark erschweren oder sogar unmöglich machen. Diese Strategie der unfreiwilligen Bindung ist schon alt und findet sich in so vielen Produkten und Lösungen in Alltag und Beruf, dass sie oft gar nicht mehr wahrgenommen wird. Als ein wirkungsvolles Beispiel gilt die Strategie des Anbieters von Rasierapparaten und Klingen, Gilette. Gilette vermarktet seit 100 Jahren Rasiergeräte, in die nur die firmeneigenen, patentierten Einwegklingen statt der üblichen Wendeklingen passen. Mit einem Wechsel zu Produkten anderer Hersteller hätten die Kunden auch ein neues Rasiergerät kaufen müssen. Und das war damals und ist heute wohl immer noch Hemmnis genug für einen Produktwechsel.
Dieses Prinzip lässt sich natürlich auch auf Software übertragen. Hier kann ein Lock-In-Effekt durch technische, aber auch operative Faktoren entstehen. Technische Faktoren sind zum Beispiel inkompatible Datenformate, fehlende Schnittstellen oder auch veraltete IT-Strukturen.
Ein gewichtiges Hindernis auf operativer Ebene für einen Wechsel kann die tiefgreifende und umfassende Rolle einer Software in den Abläufen in Organisationen sein. Begünstigt wird das auch durch die von vielen Anbietern angebotenen kompletten Software-Ökosysteme, die alle Aufgaben übernehmen können sollen. Oft richten Organisationen ihre Prozesse auch stark nach den Möglichkeiten und Limitationen der verwendeten Software-Lösung aus – und weniger die Software nach den Anforderungen der Nutzer.
All das macht den Wechsel komplexer, verlangt mehr personelle und finanzielle Ressourcen, kostet Zeit, erschwert die Planung und macht eine Umstellung meist nur noch mit Hilfe externer Spezialisten umsetzbar. Folglich unterbleibt der meist dringend notwendige Wechsel und man bleibt ungewollt bei seinem bisherigen Anbieter.
Welche Nachteile bringt ein Vendor Lock-In mit sich?
Ein Vendor Lock-In ist im Regelfall zum Nachteil der Nutzer. Denn die technische Abhängigkeit führt dazu, dass Systeme, Daten und Prozesse nur schwer oder sehr teuer zu migrieren sind, was häufig Kostenfallen verursacht. Gleichzeitig wissen die Anbieter um diese, von ihnen geschaffene Abhängigkeit, und nutzen sie finanziell aus. Ein langfristig noch gravierender Nachteil für Kunden ist die Tatsache, dass sie in Systemen gefangen sind, die den eigenen Anforderungen in puncto Funktionalität, Effizienz, Kundenservice und Sicherheit immer weniger entsprechen. Da Anbieter den Wechsel zur Konkurrenz weniger fürchten müssen, fehlt der Innovationsdruck, diese Systeme auf dem aktuellen Stand zu halten.
Von der Komfortzone zur Komfortfalle: Risikofaktoren für einen Vendor Lock-In
Anbieter, die diese Strategie verfolgen, bieten meist Lösungen, die auf den ersten und auch zweiten Blick sehr attraktiv erscheinen. Oft sind das komplette Software-Suites. Die Bandbreite reicht da vom Komplettpaket für einen Online-Shop bis hin zum kompletten Ecosystem für das Enterprise-Ressource-Management eines Konzerns. In der Tat können solche Lösungen auch tatsächlich im Hinblick auf Funktionsumfang, Nutzerfreundlichkeit und Kosten die beste Wahl sein, gerade wenn es sich um kleine Unternehmen handelt, nur Standardprozesse abgebildet werden sollen oder es schnell gehen muss. Doch je komplexer eine Organisation und ihre Prozesse sind, desto relevanter wird die Frage nach der digitalen Souveränität und damit auch, sich nicht die Freiheit nehmen zu lassen, bei Bedarf relativ unkompliziert von einer Software-Lösung zu einer anderen zu wechseln.
Der erste Schritt, nicht in die Lock-In-Falle zu tappen, ist deshalb, sich dieses Risikos bewusst zu werden und es in Entscheidungen zu berücksichtigen. Das wirft die Frage auf, woran man erkennen kann, ob ein erhöhtes Risiko eines Lock-Ins vorliegt. Dafür gibt es einige Indikatoren. Viele davon verstecken sich auf der technischen Ebene in Details, wie zum Beispiel Schnittstellen, einige davon werden von den Anbietern offensiv beworben.
Oft out-of-the-box einsatzbereit: Buchen, einloggen, bereit zur Nutzung. Je weniger man als Nutzer für das initiale Setup selbst tun muss, desto weniger Einblick hat man in die Prozesse hinter der Nutzeroberfläche und desto mehr davon legt der Anbieter fest. Cloud-basierte Lösungen und SaaS werben mit einer schnellen und einfachen Implementierung. Und das ist zweifellos einer ihrer großen Vorteile. Doch mit Nutzung von cloud-basierten Lösungen werden Prozesse von der eigenen IT-Infrastruktur in die Cloud des Anbieters verlagert, was das Risiko eines Lock-Ins erhöht, wenn man dem Thema Datenhoheit, Schnittstellen und Migration nicht die notwendige Aufmerksamkeit zukommen lässt.
Allround-Pakete: Eine Lösung für alles ist im Prinzip ein sehr attraktiver Ansatz für Nutzende. Denn es vereinfacht die Nutzung und Einarbeitung, da sich die User-Interfaces und Mechanismen der unterschiedlichen Einsatzbereiche sehr ähnlich sind. Die einzelnen Komponenten sind optimal einander integriert, was das System zuverlässiger macht und die Zusammenarbeit vereinfacht. Verwaltungsaufwand entfällt schließlich, da man nur noch einen Anbieter hat. Da Prozesse in Organisationen zunehmendhmend komplexer werden und immer mehr Systeme miteinander interagieren müssen, ist die Entscheidung für ein umfassendes Gesamtpaket eines einzelnen Anbieters nachvollziehbar. Bei praktisch allen großen Lösungsanbietern ist deshalb auch die Tendenz zu kompletten Ecosystems zu beobachten, die alle Anforderungen einer Organisation abdecken. Dadurch binden sich Unternehmen allerdings auch viel stärker an einen Anbieter und durch die Größe solcher Lösungen wird ein Wechsel hin zu einem anderen Anbieter deutlich komplexer als der einer „kleinen“ Lösung für einen definierten Aufgabenbereich.
Großer, etablierter Anbieter: Die Erfahrung zeigt, dass ein Vendor Lock-In meist im Zusammenhang mit großen Anbietern geschieht. Denn diese bieten nicht nur Komplettlösungen, sondern auch langfristige Planungssicherheit, erfahrenen , stabile Roadmaps und ein höheres Maß an Investitionssicherheit als kleine und neu auf dem Markt erschienene Anbieter. Diese Kombination von Faktoren erhöht bei Kunden die Bereitschaft, sich an diese Anbieter zu binden und führt zu langen bis sehr langen Nutzungszeiten von Lösungen und deren sehr tiefe Integration in die Prozesse eines Unternehmens oder Behörde. Das wiederum erschwert eine Migration hin zu einem anderen Anbieter. Obwohl in diesem Fall der Lock-In von Seiten des Anbieters nicht unbedingt beabsichtigt sein muss, wird er faktisch zur Konsequenz.
Was tun, um nicht im Vendor Lock-In zu landen?
Auf einfach nutzbare Cloud-Services, attraktive Komplett-Pakete und die erprobten Lösungen der großen Anbieter zu verzichten, ist keine praktikable Lösung. Der erste Schritt ist deshalb, sich bewusst zu machen, dass es dieses Phänomen gibt und dass Unternehmen es auch bewusst als Strategie nutzen. Es ist im Einzelfall immer sinnvoll, die Risiken und Vorteile für die eigene Organisation abzuwägen. Allgeier Public unterstützt Unternehmen, Behörden und Organisationen bei der Entscheidung und Einführung von Software – mit Analysen, einer Ausschreibungsbegleitung, Markterkundungen und Machbarkeitsstudien bis hin zur vollständigen Übernahme der Software.
Unsere Tipps:
- Nutzen Sie bevorzugt offene Schnittstellen und Open Source: Das reduziert die technische Bindung, steigert die Kompatibilität mit anderen Anbietern und bietet meist auch ein höheres Maß an Sicherheit, da diese Lösungen von mehr Anbietern genutzt und damit auch getestet werden. Zusammen mit unserer Tochterfirma und Open-Source-Expertin publicplan beraten und unterstützen wir Sie dabei.
- Nutzen Sie Ihre Rechte auf Datenportabilität: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält auch ein Recht auf Datenportabilität, die Anbieter von Online-Diensten, also auch Cloud-Anbieter verpflichtet, den Transfer aller vom Nutzenden hinterlegten Daten einfach zu ermöglichen.
- Mehrere statt nur einem Anbieter: Wer Lösungen mehrerer Anbieter nutzt, ist weniger abhängig vom einzelnen Anbieter. Das erleichtert den Wechsel. Und ob man eine Software-Suite mit Add-ons verwaltet oder die Lösungen mehrerer Anbieter, macht in puncto Aufwand keinen großen Unterschied.
- Bevorzugen Sie modulare Architekturen: Die Interaktion miteinander und Integration ineinander ist für Software eigentlich der Normalfall in den heute üblichen arbeitsteiligen Prozessen. Modular aufgebaute Architekturen mit einer Lösung für die zentrale Datenhaltung, auf die Programme anderer Hersteller zugreifen, funktionieren auch zuverlässig. Außerdem lassen sich modulare Architekturen besser auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden und durch den Austausch einzelner Bausteine leichter anpassen.
- Denken Sie bei der Einführung einer neuen Lösung deren Ende mit: Klären Sie die Frage der Datenmigration am Ende des Product Life Cycles Ihrer Lösung.
Darum lohnt sich der Mehraufwand
Das Risiko zu senken, in einen Vendor Lock-in zu geraten, bedeutet immer einen Mehraufwand, der besonders in der Konzeptions- und Planungsphase spürbar ist. Betrachtet man jedoch den teilweise immensen Aufwand, den es erfordert, ein Unternehmen und all seine Daten und Prozesse aus einem digitalen Käfig zu befreien, lohnt es sich auf jeden Fall. Aber das ist nur ein angenehmer Nebeneffekt.
Denn die eigentlichen Ziele der digitalen Transformation sind mehr Effizienz, Flexibilität, Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit durch Vernetzung und durchgängige digitale Prozesse, kurz: Zukunftssicherheit. Der schnellste und effektivste Weg dorthin sind modulare Architekturen mit der Freiheit, die eigene Software-Landschaft so zu gestalten und anzupassen, wie man möchte.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Entscheidung – und konzipieren und realisieren die optimale Lösung für Ihre Organisation.
Bei dem folgenden Text haben wir aus Gründen der leichteren Lesbarkeit auf eine geschlechtsneutrale Formulierung verzichtet. Es sind jedoch immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung angesprochen.